Sanggau, pada Rabu, 24 September 2025, memulai proses penyusunan daftar arsip usul musnah. Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya rutin dalam menertibkan pengelolaan arsip inaktif yang telah habis masa retensinya, sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku. Langkah ini dilakukan untuk meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan dan menjamin keamanan informasi.
Proses penyeleksian dan penilaian arsip ini melibatkan Tim Penilai Arsip yang terdiri dari perwakilan Arsiparis dari Unit Kearsipan, unsur hukum, dan unsur pengawasan. Tim bertugas untuk memastikan arsip yang diusulkan musnah benar-benar tidak lagi memiliki nilai guna, baik nilai guna primer (operasional) maupun nilai guna sekunder (hukum, historis, atau keuangan).
Proses ini sangat penting dan harus dilakukan dengan cermat. “Penyusunan daftar arsip usul musnah ini adalah tahapan awal yang krusial, semua arsip inaktif yang akan dimusnahkan harus melewati penilaian ketat untuk menghindari penghancuran arsip yang masih memiliki nilai permanen atau arsip yang masih terkait dengan kasus hukum”.
Setelah proses penyeleksian selesai, arsip-arsip tersebut akan dicatat dalam format daftar usul musnah. Daftar ini akan memuat informasi detail seperti jenis arsip, kurun waktu, jumlah dan keterangan mengenai hasil penilaian. Daftar tersebut kemudian akan diajukan kepada Pimpinan Instansi untuk meminta persetujuan pelaksanaan pemusnahan. Jika terdapat arsip dengan retensi 10 Tahun atau lebih, persetujuan juga akan diajukan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Kegiatan ini menunjukkan komitmen Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sanggau dalam melaksanakan tertib administrasi dan pengelolaan kearsipan yang akuntabel,. Diharapkan, dengan pengelolaan arsip yang baik, efektivitas kinerja organisasi dapat terus meningkat.
